考察现存的在一个单位内部，电子文档被共享的方式，无非有以下几种：
1、电子邮件，点对点发送；
2、网上邻居直接文件共享；
3、在单位内部网站发布，供下载或点击链接后阅读；
4、在类似OA或者MIS系统中供有权限的用户阅读；

　　以上方式中，方式 1、2、3根本不具备任何安全性，任何稍微具备计算机知识的用户就可以轻易在阅读文档的同时，把文档复制另存或者打印输出。方式4虽然解决了阅读权限问题，但是没有解决如何防止在阅读这些文档的同时将文档复制粘贴、另存、打印等问题。所以，目前的电子文档管理存在不少问题，一旦当人员离开单位或其他原因，把秘密重要文件拷贝到软盘带走，或通过网络发送出去的时候，将为单位带来巨大经济或安全利益的损失。

优风文件防扩散软件的特点

　　优风文件防扩散软件具备简单、高效、安全、不依赖任何办公自动化系统的特点，支持离线外发使用方式，支持通过专门客户端程序或IE浏览器登录并阅读相关文档。

文件版权多重加密保护：
　　外发的电子文件有文件所有者进行发布，发布时可指定加密方式：密码加密、指定特定的用户阅读、设置自动过期日期等。密码加密的文件，只有输入正确的密码，才能够阅读；特定用户的加密方式，用户感觉不到加密，可直接阅读，该用户以外的其他人即使获得了这个文件，也无法阅读；如果设定了自动过期，文件到了指定日期之后，将自动作废，不能继续阅读。

只读权限管理：
　　对于加密后的文件，用户获得阅读权限。但是不能另存、复制、打印、打印、发送邮件给它其他人。确保文件在授权范围内使用。

金融级加密方式：
　　采用国际最新AES高级算法，实现金融中心级别的安全保护。

　　优风文件防扩散软件在所有用户中实现信息有层次的高度共享，包括远程员工、外部供应商和合作伙伴，改善整体操作效率，促进合作。加强对载有企业知识产权、政府敏感信息的电子文档的保护，以确保文档在起草、存储、传输、共享等过程中始终处于安全状态。 简化目前企业、政府复杂的文档发布、共享体系及降低系统的投入。提高信息系统的投资回报率。系统的高度兼容及开放。